Le 01/09/2023 implique différentes modifications pour tous les certifiés et futurs certifiés QUALIOPI parmi lesquelles :
Une obligation de mises en œuvre d’action préalablement à l’audit initial
-Pour les nouveaux entrant, la mise en œuvre d'une action relevant de chaque catégorie d'actions concourant au développement des compétences concernée par la certification est un prérequis pour le déclenchement de l'audit Initial. Ce prérequis s’applique également préalablement à l’audit de renouvellement.
Note : L’absence de réalisation, préalablement à un audit de surveillance et ce depuis l’audit précédent, d’actions relevant pour tout ou partie des catégories certifiées n’est pas abordée dans l’arrêté. Suivant notre annexe au PQR (cf. ci-dessus), si l’Organisme souhaite maintenir la certification des catégories d’action concernées, GLOBAL Certification® assurera l’audit de surveillance pour vérifier le maintien des dispositions établies à l’occasion de l’audit précédent, néanmoins, sans action mise en œuvre préalablement à l’audit de renouvellement, la certification deviendra caduque à l’issue du cycle en cours.
Démarches préalables
-Préalablement à un audit, qu’il soit initial, de suivi ou de renouvellement, différentes données devront être recueillies par nos soins :
-Informations administratives ;
-Informations détaillées concernant l’activité des organismes préalablement à chaque audit – ces informations pourront être vérifiées lors de l’audit ;
-Un organigramme pour tout organisme (auparavant, seuls les organismes de plus de 3 personnes y étaient soumis)
-Une attestation sur l’honneur précisant l’absence de candidature simultanée équivalente (pour une même catégorie d’action) auprès d’un autre organisme certificateur, et/ou l’absence de refus ou de retrait de certification dans les 3 derniers mois.
-Toute fausse déclaration parmi les éléments transmis à GLOBAL Certification® ou lors de l'audit pourra entraîner le refus/retrait de la certification, à l'issue d'une procédure contradictoire (cf. information de mise à jour de l’Annexe de notre PQR ci-dessus )
Calcul des durées d’audit
-La durée de l’audit initial prévue au contrat sera ajustée en cas de découverte d’éléments nouveaux lors de cet audit. Le cas échéant, un audit complémentaire sera réalisé pour assurer la conformité de la durée applicable à l’Organisme audité ;
-Les Organismes ayant été audités en tant que nouvel entrant lors de leur audit initial et qui réaliseront leur audit de suivi après le 01/09/2023 verront la durée de cet audit de suivi augmenté de 0,5 jour. Le tarif appliqué pour cette durée complémentaire s’appuiera sur la base du cout jour applicable aux actions complémentaire et indiqué au niveau des Conditions Générale de notre offre contractuelle ;
-Les Organismes Multi-Site vont faire l’objet d’une mise à jour de leur offre contractuelle pour intégrer la nouvelle règle d’échantillonnage applicable au calcul des sites à visiter en audit de suivi (racine carrée du nombre total de sites multipliée par 0,6, arrondie à l’entier le plus proche)
-La durée des audits de surveillance réalisés après le 01/09/2023 sera recalculée sur la base du BPF de l’année précédant l’audit – En cas d’évolution du chiffre d’affaires entrainant une modification de la durée de l’audit, un avenant à votre offre sera établi par GLOBAL Certification® ;
-En cas de demande d’extension, les règles de durée et d’échantillonnage applicables à un audit initial seront mises en œuvre pour déterminer la durée de cette extension. Le périmètre de cette extension sera ensuite intégré au périmètre originel pour évaluer les nouvelles durées de suivi/renouvellement applicables à l’organisme.
Indicateurs Examinés
-Pour les nouveaux entrants, certains indicateurs font l’objet de disposition spécifiques à l’occasion de l’audit initial – en contrepartie, à l’occasion de leur audit de suivi, tout les indicateurs couvrants la/les activité(s) certifiée(s) seront examinés et la durée de l’audit sera augmentée de 0,5 jour.
-Pour les organismes déjà établis, certains indicateurs seront sortis de l’audit de surveillance, sous réserve qu’ils n’aient pas fait l’objet d’une non-conformité à l’audit précédent.
Echantillonnage des actions à auditer
-A partir des données préalablement transmises par l’Organisme, l’auditeur établira un échantillonnage des actions à auditer dont le résultat sera intégré au rapport d’audit.
Affichage du Certificat
-A compter du 01/09/2023, tout organisme certifié doit afficher son certificat QUALIOPI dans ses locaux et sur son site internet – Si vous ne disposez pas de site internet, vous devez communiquer votre certificat à toute personne qui en ferait la demande – cet affichage sera vérifié à l’occasion des audits de suivi et de renouvellement.
01/09/2023